Inviter vos clients, vos collaborateurs ou vos amis à une réception est une façon de leur monter votre sens de l’organisation. La préparation constitue donc une étape incontournable. Elle mérite une attention particulière lorsqu’il s’agit d’organiser une réception à l’extérieur. Pour vous aider à bien réussir ce grand rendez-vous, voici quelques conseils.
Choisir la bonne date et connaître les moments clés de la réception
La première chose à faire dans l’organisation d’une réception est de choisir le bon moment. Il est préférable d’opter pour le mardi ou le jeudi pour être certain que vos convives répondent à votre invitation. Il faut donc éviter les fins de semaine. Il est aussi conseillé de choisir une date hors vacances scolaires ou les fortes périodes de travail.
Par ailleurs, il convient de bien cibler les moments clés de la soirée. Pour que les invités ne s’ennuient pas, il faut les motiver. Un apéro, un cocktail ou une soirée thématique est toujours astucieux. Sachez que l’animation est un point essentiel. Après tout, l’objectif est de passer de bons moments amusants. Sinon, si vous conviez vos collaborateurs et vos clients dans le cadre d’un lancement de nouveau produit, n’hésitez pas à marquer votre coup en optant pour un dîner assis sur un jardin prestigieux. Et s’il s’agit d’une inauguration de nouveaux locaux, un malking dinner ou un cocktail serait idéal.
Quelques conseils pertinents pour une réception conviviale
Dans une réception réussie, la convivialité est le mot d’ordre. Pour y arriver, il faut réunir quelques conditions. En premier lieu, il est important d’établir un planning. Celui-ci vous servira de ligne directrice et vous permettra de vérifier que tout est parfait. Ensuite, vous devez définir le nombre d’invités. La restauration et le lieu de la réception en dépend. Si vous n’avez que 20 invités, cela ne servira à rien d’opter pour une salle de réception pour 100 personnes. Et inversement, si la salle est trop petite, les invités risques de se sentir à l’étroit.
Et qu’en est-il de la restauration et du cadre ?
La restauration est l’un des éléments les plus importants dans une réception. Les invités ne doivent pas repartir le ventre vide. Tout en considérant votre budget, vous devez définir le type de réception (cocktail dînatoire, dîner, déjeuner, assis, debout…). Les professionnels de la restauration proposent de nombreuses options. N’oubliez pas de déguster le menu avant de le valider. Et enfin, n’hésitez pas à optimiser le cadre de votre réception à l’extérieur en vous fiant à un professionnel comme tentetvous.be pour bénéficier du meilleur matériel. Il faut savoir qu’une réception en plein air est une bonne idée si vous souhaitez inviter vos collaborateurs ou vos amis. Il est donc primordial de penser au confort des convives (tables, chaises, espaces de circulation, décoration, parasols….). Rien ne vous empêche d’agrémenter la soirée avec des jeux de lumière, de supports culinaires… Toutefois, il convient de bien considérer l’âge de vos convives. La réception et le programme doivent être en cohérence avec la catégorie d’âge. Ainsi, vous devez tenir compte de l’attente du groupe et des limites à ne pas dépasser.